Program Orientasi

PROGRAM ORIENTASI

DISUSUN OLEH:

ADI SUSILO ARIF WIRANATA  (12311044)

LENY RUFI’AL ‘AMALYN          (12311045)

M. RAHARDIAN PRASETYA      (12311047)

INDAH WINARTI                           (12311048)

MIFTACHATUL HIDAYATI C.K           (12311058)

DWI WAHYU AGUSTIN               (12311066)

SRI INDAH LUTFIANA                (12311072)

VAZHAR SETYA PUTRA             (12311077)

DOSEN PEMBIMBING:

DEWI NUR AINI, S.E., M.Si

PROGRAM STUDI MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH GRESIK

Jalan Sumatra 101 GKB Gresik

Telp. (031) 3951414 Fax. (031) 3952585

2013

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah yang telah menolong kami menyelesaikan tugas mahasiswa ini dengan penuh kemudahan. Tanpa pertolongan NYA mungkin penyusun tidak akan sanggup menyelesaikan dengan baik. shalawat dan salam semoga terlimpah curahkan kepada baginda tercinta yakni Nabi Muhammad SAW.

Tugas mahasiswa ini disusun agar pembaca dapat memperluas ilmu tentang  “PROGRAM ORIENTASI”, yang kami sajikan berdasarkan dari berbagai sumber. Tugas mahasiswa ini disusun oleh penyusun dengan berbagai rintangan. Baik itu yang datang dari diri penyusun maupun yang datang dari luar. Namun dengan penuh kesabaran dan terutama pertolongan dari Tuhan akhirnya tugas mahasiswa ini dapat terselesaikan.

Penyusun juga mengucapkan terima kasih kepada:

1.      Dewi Nur Aini, S.E., M.Si selaku Dosen Penanggung Jawab Mata Kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia.

2.      Semua pihak yang terlibat dalam penyelesaian tugas ini.

Semoga penulisan ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca. Penulis menyadari masih jauh dari kesempurnaan maka penulis mengharap kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan dimasa mendatang. Terima kasih.

Gresik, 26 September 2013

Penyusun

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL                                                                                     i

KATA PENGANTAR                                                                                   ii

DAFTAR ISI                                                                                                  iii

BAB I PENDAHULUAN

1. LATAR BELAKANG                                                                       1
2. RUMUSAN MASALAH                                                                  1
3. TUJUAN                                                                                            2
4. MANFAAT                                                                                        2

BAB II PROGRAM ORIENTASI

1. PENGERTIAN                                                                                   3
2. TANGGUNG JAWAB ORIENTASI                                                  4
3. TUJUAN ORIENTASI                                                                       5
4. MANFAAT ORIENTASI                                                                   8
5. MUATAN PROGRAM ORIENTASI                                                 9
6. PROGRAM ORIENTASI YANG EFEKTIF                                     11
7. MEMBENTUK SISTEM ORIENTASI YANG EFEKTIF                12
8. TEKNIK-TEKNIK ORIENTASI                                                      15

BAB III PENUTUP

1. KESIMPULAN                                                                                  17
2. SARAN                                                                                              17

DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

A.    LATAR BELAKANG

Ketika memulai pekerjaan baru banyak para karyawan yang merasa gugup ketika pertama kali bekerja. Kegugupan hari pertama ini dasarnya bersifat alamiah. namun hal itu dapat mengurangi kepuasan karyawan baru dan kemampuan untuk belajar kerja jika manajer SDM tidak mengantisipasinya lebih dini. Para psikolog mengatakan bahwa kesan awal pertama adalah begitu kuatnya dan wajar wajar saja karena karyawan baru masih memiliki sesuatu yang sedikit, seperti pengetahuan, dan pengalaman kerja serta untuk melakukan penilaian diri. Hal ini sangat tergantung pada keinginan kuat karyawan untuk mengetahui segala sesuatu tentang perusahaan. untuk membantu karyawan menjadi anggota yang puas dan produktif, manajer dan departemen SDM harus membuat kesan awal tersebut menjadi sesuatu yang menyenangkan para karyawan baru, jadi jangan menimbulkan kesan bahwa yang paling membutuhkan di perusahaan adalah karyawan dan perusahaan.

Sekali proses seleksi telah diputuskan, para manajer dan departemen SDM hendaknya membantu karyawan baru tersebut untuk merasa cocok dengan lingkungannya. Mengapa? karena sejak hari pertama, pendatang baru sudah masuk ke proses Investasi SDM. Mereka perlu disiapkan sejak awal agar nantinya mampu melakukan sesuatu tugas yang dibebankan perusahaan kepada mereka dengan baik. untuk membantu pendatang baru agar mereka merasa cocok, program orientasi akan membuat mereka familiar antara lain dengan peran peranya, perusahaan, kebijakan kebijakan dan karyawan lainnya.

B.     RUMUSAN MASALAH

Dari latar belakang diatas, penulis ingin merumuskan masalah antara lain:

1.      Apa pengertian dari orientasi?

2.      Bagaimana tanggung jawab orientasi?

3.      Apa tujuan orientasi?

4.      apa manfaat orientasi?

5.      Apa muatan program orientasi?

6.      Apa program orientasi yang efektif?

7.      Apa yang membentuk program orientasi yang efektif?

8.      Apa teknik-teknik orientasi dalam program orientasi?

C.    TUJUAN

1.      Mampu memahami tentang pengertian orientasi.

2.      Mengetahui tanggung jawab orientasi.

3.      Mengetahui tujuan orientasi.

4.      Mengetahui manfaat orientasi.

5.      Mengetahui muatan program orientasi.

6.      Mengetahui program orietasi yang efektif.

7.      Mengetahui komponen-komponen membentuk program orientasi yang efektif.

8.      Mengatahui teknik-teknik orientasi yang digunakan.

D.    MANFAAT

Manfaat dalam penulisan ini adalah  memperoleh gambaran mengenai program orientasi yang digunakan dalam perusahaan sehingga dapat membantu untuk menambah wawasan mengenai program orientasi yang berguna dalam implementasi di masyarakat umum baik di instalasi pemerintah maupun instalasi swasta.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    PENGERTIAN ORIENTASI

Pengertian orientasi adalah program yang dirancang untuk menolong karyawan baru (yang lulus seleksi) mengenai pekerjaan dan peerusahaan tempat bekerjanya. Program orientasi sering juga disebut induksi yaitu memperkenalkan karyawandengan peranan atau kedudukan mereka dengan organisasi dan dengan karyawan lain. Orientasi dilaksanakan karena semua karyawan baru membutuhkan waktu untuk dapat menyesuaikan diri atau beradaptasi dengan lingkungan kerjanya yang baru (Hasto & Meilan, 2007).

Marihot Tua Efendi Hariandja mendefinisikan orientasi dengan suatu program untuk memperkenalkan pegawai baru pada peran-peran mereka, organisasi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, nilai-nilai, keyakinann-keyakinan dan pada rekan kerja mereka. Kegiatan ini biasanya dilakukan oleh departemen sumber daya manusia dan atasan langsung dari pegawai tersebut untuk mensosialisasikan nilai-nilai organsiasi pada pegawai baru.

Gary Dessler menyebut orientasi dengan memberikan informasi mengenai latar belakang kepada karyawan baru yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan secara memuaskan, seperti informasi perusahaan. Program ini bisa dimulai dari perkenalan singkat secara informal atau dengan kursus formal yang panjang.

Menurut Susilo Martoyo, Orientasi adalah memperkenalkan para karyawan baru dengan peranan atau kedudukan mereka, dengan organisasi dan dengan para karyawan lain.

Orientasi Kerja menurut Ingham (1970): the concept formed the basis for the harmonious view of industrial relations in the small firm as orientation to work was said to cause individual self-selection to the small firm sector. Yang kurang lebih memiliki arti: sikap dan tingkah laku karyawan, merupakan suatu konsep yang dapat menciptakan harmoni dalam bekerja dan sehingga dapat menyebabkan peningkatan kinerja karyawan secara individu dalam sebuah perusahaan.

Orientasi Kerja menurut Goldthorpe (1968): orientation to work adalah arti sebuah pekerjaan terhadap seorang individu, berdasarkan harapannya yang diwujudkan dalam pekerjaannya.

Dari pengertian yang lain, disebutkan bahwa orientasi merupakan suatu program untuk memperkenalkan pegawai baru pada peran-peran mereka, organisasi, kebijaksanaan-kebijaksanaanya, nilai-nilai, keyakinan-keyakinan, dan pada rekan kerja mereka. Kegiatan ini biasanya dilakukan oleh departemen sumber daya manusia dan atasan langsung dari pegawai tersebut untuk mensosialisasikan nilai-nilai organisasi pada pegawai baru.

B.     TANGGUNG JAWAB ORIENTASI

Orientasi menuntut kerja sama antara individu dengan unit Sumber Daya Manusia dan para manajer serta atasan lainnya. Di dalam organisasi yang kecil tanpa departemen Sumber Daya Manusia, seperti toko mesin, atasan langsung dari karyawan baru memiliki tanggung jawab penuh untuk orientasi. Di dalam organisasi yang besar, para manajer dan atasan langsung sebagaimana juga departemen Sumber Daya Manusia, harus bekerja sebagai satu tim dalam orientasi karyawan baru.

UNIT SUMBER DAYA MANUSIA	PARA MANAJER
Menempatkan karyawan sesuai gaji. Mendesain program orientasi formal. Menjelaskan benefit dan organisasi perusahan.       Menegembangkan daftar orientasi.       Mengevaluasi kegiatan orientasi.	Mempersiapkan rekan kerja untuk karyawan baru.      Memperkenalkan rekan kerja kepada karyawan baru.            Memberikan gambaran peraturan kerja dan lingkungan pekerjaan.

Gambar 10-4 menggambarkan satu divisi yang umum dari tanggung jawab orientasi di mana para manajer bekerja sama dengan spesialis Sumber Daya Manusia untuk memberikan orientasi kepada karyawan baru. Bersama-sama mereka harus membangun proses orientasi yang akan mengkomunikasikan hal-hal yang perlu di pelajari oleh karyawan baru. Atasan langsung bisa saja tidak mengetahui seluruh rincian dari ansuransi kesehatan atau pilihan benefit karyawan, sebagai contoh, tetapi mereka biasanya dapat menyampaikan informasi tentang peraturan keselamatan kerja; departemen Sumber Daya Manusia kemudian dapat menjelaskan tentang benefit karyawan.

C.    TUJUAN ORIENTASI

Program orientasi merupakan usaha mengirimkan pesan yang jelas dan menyediakan infirmasi yang akurat tentan budaya organisasi, pekerjaan, dan harapan. Pesan yang jelas yang dipahami dan diterima dapat mencapai tujuan orientasi, yang antara lain

1.      Mengurangi stress dan kecemasan karyawan baru. Kecemasan dalam hal ini adalah rasa takut gagal dalam pekerjaan

2.      Mengurangi pergantian karyawan. Jika karyawan mempersepsikan dirinya tidak efektif, tidak dibutuhkan, maka mereka bereaksi dengan mengundurkan diri.

3.      Menghemat waktu. Karyawan yang tidak diorientasi dengan baiktetap harus melakukan perkerjaan, untuk itu mereka bantuan, terutama teman sejawat, dan/atau supervisior

4.      Membantu karyawan baru mempelajari perilaku yang sesuai.

5.      Mengembangkan ekspektasi yang realistik. Harapan pekerjaan lazimnya jelas karena telah dikembangkan setelah bertahun-tahun melalui pelatihan dan pengembangan.masyarakat membangun seperangkat sikp dan perilaku yang dianggap wajar untuk perkejaan itu.

Tujuan Orientasi Bagi Pengusaha

Secara umum tujuan orientasi adalah untuk membantu karyawan belajar mengenai organisasi secepat mungkin, sehingga mereka dapat memulai memberikan konstribusi. Dari perspektif pengusaha, orientasi mempunyai beberapa tujuan yang spesifik, yamg akan digambarkan berikut ini :

Peningkatan Produktifitas, baik pengusaha maupun karyawan menginginkan setiap individu untuk memulai bekerja, untuk menjadi produktif secepat mungkin. Texas instruments menemukan bahwa orientasi membantu karyawan mencapai tingkat produktivitas penuh sedikitnya dua bulan lebih awal di bandingkan dengan mereka yang tanpa pengalaman orientasi yang efektif. Beberapa pengusaha, termasuk perusahaan akuntan besar, memberikan karyawan baru computer dan akses internet sebagai hal yang di terima dalam penawaran kerja. Dengan cara itu, karyawan baru dapat lebih mengenal organisasi dan operasi kerjanya bahkan sebelum mereka memulai program orientasi yang sesungguhnya. Contoh ini menggambarkan bahwa orientasi oirganisasi benar-benar dimulai selama proses perekrutan dan seleksi karyawan, karena bagaimana cara seseorang diperlakukan dan apa yang mereka pelajari mengenai organisasi selama kontak pertama akan membentuk bagaimana cara mereka menghadapi tugas-tugas barunya.

Bagian lain dari orientasi yang mempengaruhi produktivitas adalah pelatihan kepada karyawan baru tentang cara-cara yang tepat untuk mengerjakan pekerjaan mereka. Salah satu perusahaan konstruksi telah menemukan bahwa dengan penekanan kepada keamanan dan menginstruksikan karyawan baru praktik-praktik yang aman dalam bekerja telah secara signifikan menurunkan jumlah waktu yang hilang karena cidera, yang dialami oleh karyawan baru.

Pengurangan Tingkat Keluar Masuk Karyawan, beberapa pengusaha telah mengalami tingkat keluar masuk karyawan (turn over) yang signifikan dari para karyawan yang baru direkrut, dan hal umum bagi setengah dari karyawan baru yang bekerja dipekerjaan harian, di mana mereka meninggalkan pekertjaan mereka dalam satu tahun pertama mereka bekerja. Akan tetapi, pengusaha dengan program orientasi yang efektif menemukan bahwa karyawan bertahan lebih lama. Corning Glass mencatat bahwa 70% dari karyawan yang memiliki nilai tinggi dalam orientasi akan bertahan setidaknya selama tiga tahun. Perusahaan lainnya mampu mengurangi tingkat keluar masuk karyawan setiap tahunnya sebesar 40% dan banyak penurunan ini dikaitkan dengan lebih efektifnya orientasi karyawan baru. Sebagaimana di tunjukkan dalam bab 3, keluar masuk karyawan menuntut biaya, dan jika orientasi membantu mengurangi keluar masuk karyawan, maka hal ini memberikan konstribusi kepada keberhasilan organisasi.

Pengenalan Organisasi, tujuan lain dari orientasi adalah menginformasikan kepada karyawan baru mengenai sifat dari organisasi itu sendiri. Pengenalan organisasi secara umum mungkin termasuk pandangan singkat mengenai organisasi, sejarahnya, struktur, para pimpinan kunci, tujuan, produk dan pelayanan dari organisasi, bagaimana pekerjaaan si karyawan masuk ke dalam gambaran yang besar ini, dan informasi umum lainnya. Jika pengusaha menyiapkan laporan tahunan, duplikatnya bias saja di berikan kepada si karyawan baru. Juga, beberapa organisasi memberikan karyawan baru mereka daftar dari istilah-istilah yang digunakan dalam industri untuk membantu mereka belajar secara rutin tentang kata-kata yang di gunakan. Perspektif Sumber Daya Manusia menunjukkan  sedbuah paspor yang digunakan oleh ACI World-wide. Paspor itu menggambarkan pendekatan orientasi yang melibatkan para eksekutif dari seluruh perusahaan, tidak hanya staf Sumber Daya Manusia.

Tujuan Orientasi Untuk Karyawan Baru

Karyawan baru umumnya sangat bergairah akan adanya “startawal” dan juga memiliki kecemasan terhadap apa yang akan mereka hadapi nanti. Oleh karena itu, orientasi harus membantu menciptakan kesan yang menyenangkan dan meningkatkan penerimaan interpersonal antara karyawan baru.

Kesan menyenangkan bagi karyawan baru. Walaupun tujuan pertama pertama dari dua tujuan orientasi adalah berorientasi pada pengusaha, tujuan lain dari orientasi adalah untuk menguntungkan karyawan baru. Tentunya program orientasi yang baik dapat menciptakan kesan yang menyenangkan bagi organisasi dan pekerjaan itu sendiri. Kesan ini bahkan dimulai saat sebelum melapor untuk bekerja. Dengan memberikan informasi yang memadai tentang kapan dan bagaimana cara memberikan laporan di harti pertama bekerja, bagaimana menangani seluruh pekerjaan administrative deengan efisien, dan memiliki orang-orang dekat yang membantu seluruh karyawan baru akan memberikan konstribusi dalam menciptakan kesan yang baiki terhadap organisasi.

Meningkatkan Penerimaan Interpersonal. Tujuan lainnya dari orientasi adalah untuk memudahkan masuknya karyawan baru ke dalam kelompok kerja. Para karyawan baru sering khawatir akan pertemuannya dengan orang-orang di dalam unit kerjanya. Lebih jauh lagi, harapan dari kelompok kerja tidak selalu parallel dengan yang sudah di sampaikan oleh pihak manajemen selama masa orientasi formal. Juga, jika ada keterbatasan dalam orientasi formal yang di persiapkan dengan baik, karyawan baru akan berorientasi dalam kelompoknya sendiri, kemungkinan dalam cara-cara yang tidak menguntungkan bagi organisasi. Sebagai contoh, dalam suatu perusahaan perangkat lunak, sebuah kelompok kerja dalam seksi dimana seorang karyawan baru di tugaskan, dengan semangat menceritakan kepada si karyawan baru tentang “bagaimana sebenarnya keadaan kerja disini’. Beberapa pandangan mereka mungkin saja tidak seluruhnya tepat. Untuk itu, orientasi menjadi sangat penting bagi bagi manaejemen untuk memastikan bahwa karyawan baru tahu pasti apa yang akan di harapkan oleh atasannya.

D.    MANFAAT ORIENTASI

Meskipun penelitian tentang programorientasi relatif terbatas, beberapa manfaat umumnya sering dilaporkan. Salah satu bentuk manfaat dari program orientasi adalah pengurangan kecemasan karyawan baru. Dengan kecemasan yang lebih sedikit, pendatang baru dapat mempelajari tugas-tugasnya dengan baik. Perlakuan seperti perpeloncoan oleh kelompok karyawan senior atau kritik dari penyelia dapat dipertahankan, karena pekerja yang berorientasi dengan sempurna memiliki harapan tentang pekerjaan-pekerjaannya lebih baik. Hasilnya karyawan baru yang berorientasi dengan baik membutuhkan perhatian sedikit saja dari pembantu pekerja dan penyelia dengan melaksanakan pekerjaan dengan baik dan sangat mungkin untuk tidak keluar dari perusahaan (Mangkuprawira, 2011).

Sebagai contoh pada perusahaan USA sebuah kelompok karyawan menerima program orientasi yang diperluas. Program khusus ini difokuskan pada persoalan adaptasi social yang biasanya dialami para karyawan. Mereka akan memiliki peluang keberhasilan yang tinggi karena terdorong oleh sifat karyawan lainnya yang mungkin tidak memperdulikan kehadiran mereka, para penyelia merupakan orang-orang yang bersifat penolong, dan sebagai karyawan baru, mereka hendaknya mengambil prakarsa untuk berkomunikasi dengan penyelia jika mereka memilikki pertanyaan-pertanyaan.

Berdasarkan studi yang dilakukan di USA perlakuakn seperti itu pada kelompok orientasi khusus ini telah menunjukkan hasil-hasil positif berupa pemborosan-pemborosan materi dapat dikurangi 80%, biaya pelatihan turun sebanyak dua pertiganya, biaya produksi menurun sebanyak 15%, dan waktu pelatihan, ketidakhadiran, dan keterlambatan hadir menurun sampai setengahnya.

E.     MUATAN PROGRAM ORIENTASI

Menurut Martoyo yang dikutip oleh hasto dan Meilan (2007) terdapat beberapa aspek yang termuat dalam program orientasi, yaitu:

1.      Masalah-masalah organisasional, meliputi:

a)      Sejarah singkat organisasional

b)      Organisasi perusahaan

c)      Nama dan jabatan para direktur

d)     Layout fasilitas-fasilitas yang tersedia

e)      Periode percobaan

f)       Kebijaksanaan dan aturan perusahaan

g)      Peraturan-peraturan disiplin

h)      Prosedur keamanan

i)        Buku panduan karyawan

j)        Proses produksi

k)      Produk atau jasa lain yang dihasilkan

2.      Perkenalan dengan Staf Pelaksanaan, meliputi:

a)      Atasan

b)      Pelatih

c)      Rekan sekerja

d)     Bagian bimbingan karyawan

3.      Tunjangan karyawan, meliputi:

a)      Gaji atau upah

b)      Cuti atau libur

c)      Jam istirahat

d)     Pelatihan dan pendidikan

e)      Konseling

f)       Asuransi

g)      Program pensiun

h)      Pelayanan organisasi terhadap karyawan

i)        Program rehabilitas

4.      Tugas-tugas jabatan, meliputi:

a)      Lokasi pekerjaan

b)      Tugas-tugas pekerjaan

c)      Kebutuhan keamanan

d)     Fungsi jabatan

e)      Sasaran-sasaran pekerjaan

f)       Hubungan atau kerkaitan dengan pekerjaan lainnya

Sedangkan hal-hal khusus yang berhubungan dengan pekerjaan yang perlu diketahu oleh karyawan baru adalah:

a)      Kondisi kerja

b)      Upah dan jaminan social

c)      Program kesehatan dan keselamatan

d)     Program pelayanan

e)      Uraian jabatan

f)       Tempat dan peralatan kerja

g)      Teman atau bawahan dalam bekerja

h)      Hal-hal lain yang sesuai dengan kebutuhan penyesuaian diri

Dari aspek waktu, masa orientasi dapat dilakukan dalam beberapa jam, beberapa minggu atau beberapa bulan. Pengenalan mengenai perusahaan dan atau pekerjaan pada karyawan baru dalam masa orientasi bukannlah yang pertama. Karena pada saat proses seleksi secara langsung maupun tidak, pegawai baru telah diperkenalkan dengan kedua hal tersebut. Secar umum informasi mengenai perusahaan dan tugas dapat memberikan melalui wawancara, pertemuan dan diskusi group, buku saku, film atau kombinasi dari semuanya.

F.     PROGRAM ORIENTASI YANG EFEKTIF

Program Orientasi yang efektif pada umumnya memiliki beberapa elemen, di antaranya:

a.       Di dasarkan prinsip perlu tahu , karyawan baru di beri informasi yang mereka butuhkan. Jenis informasi yang paling relevan dan mendesak di berikan terlebih dahulu.

b.      Berlangsung selama berhari-hari dan berminggu-minggu.

c.       Isi program orientasi seharusnya menyajikan keseimbangan yang sehat tentang  informasi teknis tentang pekerjaan dengan aspek sosialnya.

d.      Berisikan interaksi dua arah antara manajer dan karyawan baru.

e.       Hari pertama mempunyai dampak yang paling besar terhadap karyawan baru.

f.       Memberi tanggung jawab kepada karyawan baru beradaptasi dengan atasanya langsung.

g.      Karyawan baru seharusnya secara bertahap di perkenalkan dengan teman-teman kerjanya secara langsung.

h.      Seharusnya santai. Fokusnya pada perayaan, mengurangi kecemasan dan bukan menambahnya(Werner dan DeSimone.2006:314).

Pada tataran lebih luas, karyawan baru perlu di beritahu tentang informasi-informasi sebagai berikut:

a.       Standar perusahaan/organisasi,harapan,norma,tradisi dan kebijakan.

b.      Perilaku social , seperti prilaku yang di sepakati , iklim kerja, dan mengenal rekan kerja dan pimpinan atau atasan.

c.       Aspek teknis pekerjaan.

G.    MEMBENTUK SISTEM ORIENTASI YANG EFEKTIF

Pendekatan sistematis terhadap orientasi membutuhkan adanya perhatian terhadap sikap, perilaku dan informasi yang dibutuhkan oleh karyawan baru. Sayangnya, sering kali orientasi dilaksanakan secara agak “sembrono”. Pemikiran umum yang mengikuti penekanan pada komponen-komponen penting dari system orientasi yang efektif adalah : mempersiapkan karyawan baru, menyediakan mereka dengan informasi yang di perlukan, menyampaikan orientasi secara efektif, dan mengadakan efaluasi dan tindak lanjut dari orioentasi awal.

Persiapan Bagi Karyawan Baru.

Karyawan baru harus merasa bahwa mereka dimiliki dan penting bagi organisasi. Baik atyasan langsung maupun unit sumber daya manusia harus siap memberikan persepsi ini kepada setiap karyawan baru. Lebih jauh lagi, rekan kerja sebagaimana juga para atasan langsung, harus siap dengan kedatangan karyawan baru ini. Persiapan ini sebagai sesuatu yang mengancam status atau keamanan kerja dari karyawan lama. Manajer atau atasan langsung harus mendiskusikan tujuan dari pekerjannya karyawan baru ini pada seluruh karyawan yang sudah ada sebelum kedatangan karyawan baru.

Beberapa organisasi menggunakan rekan kerja atau teman dekat sebagai bagian dari orientasi karyawan baru. Adalah sangat bermanfaat untuk melibatkan individu dengan jabatan lebih tinggi dan lebih berpengalaman, yang mampu bertindak sebagai contoh bagi para karyawan  baru ini.

Menyedikan Karyawan Baru dengan Informasi yang Dibutuhkan

Pertanyaan penuntun dalam membangun suatu sistem orientasi kasryawan baru adalah: “Apa yang ingin diketahui oleh para karyawan baru?”

Terkadang karyawan baru menerima sejumlah besar informasi yang mereka tidak butuhkan secara langsung, dan mereka gagal mendapatkan informasi yang betul-betul mereka butuhkan untuk hari pertama dipekerjaan baru mereka.

Beberapa organisasi mensistemasikan proses ini dengan dengan membuat suatu daftar periksa untuk orientasi (checklist). Daftar periksa ini dapat memastikan bahwa hal-hal yang penting sudah dipenuhi pada satu waktu, mungkin pada minggu pertama. Banyak pengusaha yang meminta para karyawan untuk menandatangani daftar ini untuk memverifikasi bahwa kepada kepada mereka telah disampaikan seluruh peraturan dan prosedur yang berlaku di organisasi.

Sering kali, para karyawan diminta mendatangani suatu formulir yang menandakan bahwa mereka telah mendapatkan buku pegangan serta sudah membacanya. Persyaratan ini memberikan perlindungan hukum kepada pengusaha yang mungkin harus menerapkan beberapa kebijakan serta pereaturan di kemudian hari. Para karyawan yang sudah mendatangani formulir tidak dapat menyangkal di kemudian hari bahwa mereka sudah diinformasikan tentang kebijakan serta prosedur yang ada.

Untuk membantu mereka memahami organisasi serta menyeluruh, karyawan baru sebaiknya juga melakukan orientasi terhadap budaya organisasi. Dengan memberikan informasi bersifat informal pada faktor-faktor yang khusus seperti kebiasaan berpakaian, kebiasaan makan siang, dan bagaimana panggilan para pimpinan, akan membantu karyawan baru untuk menyesuaikan diri.

Hal penting lainnya dari informasi perkenalan adalah dengan membeerikan karyawan baru kebijakan-kebijakan, peraturan kerja, dan nilai tambah dari perusahaan. Peraturan mengenai cuti sakit, absensi, liburan, benefit karyawan, perawatan rumah sakit, parkir serta aturan keselamatan kerja harus diketahui sesegera mungkin oleh para karyawan baru. Juga atasan langsung karyawan baru atau manajer harus menggambarkan rutinitas dari hari kerja kepada karyawan baru di hari pertama mereka.

Menyampaikan Informasi Orientasi Secara Efektif

Manajer serta perwakilan dari Sumber Daya Manusia harus menetapkan cara yang paling tepat untuk menyampaikan informasi orientasi. Satu kegagalan yang umum terjadi dalam banyak program orientasi adalah kelebihan informasi. Pada karyawan yang menerima terlalu banyak fakta bias jadi mengacuhkan detail dari informasi atau tidak tepat mengingat informasi yang didapat. Sebagai contoh, daripada menyampaikan kepada karyawan baru mengenaio kebijakan izin sakit di perusahaan serta kebijakan liburan, buku pegangan karyawan yang mencantumkan informasi ini dapat diberikan di hari pertama. Para manajer atau perwakilan Sumber Daya Manusia kemudian akan me-review informasi tersebut beberapa hari keemudian untuk menjawab jika ada pertanyaan dari karyawan baru, dan karyawan baru dapat mempelajari apa yang mereka butuhkan. Beberapa pengusaha telah menginvestasikan bannyak waktu dan usaha untuk membuat orientasi menjadi menarik dan bermanfaat.

Orientasi dengan kecepatan sendiri (self paced), dimana para karyawan mempelajari informasi orientasi yang tersedia secara elektronis atau dalam kaset video, penggunaanya juga makin bertambah. Ada beberapa keuntungan dengan pendekatan ini. Kebanyakan informasi umum dari perusahaaan bersifat online untuk dapat diakses karyawan dari rumah atau di kantor di seluruh dunia. Ini juga menghemat waktu staf Sumber Daya Manusia beberapa jam, dan karyawan baru dapat mengulangi informasi yang diperlukan setiap saat. Juka mereka mempunyai pertanyaan khusus, karyawan baru dapat menghubungi staf Sumber Daya Manusia baik melalui telepon maupun e-mail.

Memang, para karyawan akan memperoleh lebih banyak informasi orientasi jika disampaikan dalam cara yang mendorong mereka untuk belajar. Sebagai tambahan kepada kaset video dan computer sebagaimana disebutkan terdahulu, beberapa organisasi secara berhasil telah menggunakan film, slide, dan bagan-bagan. Namun demikian, penekanannya haruslah pada penyampaian informasi, bukan pada menghibur karyawan baru. Materi seperti buku pegangan dan lembaran informasi harus di-review untuk setiap periode tertentu untuk diperbarui dan dikoreksi.

Evaluasi dan Tindak Lanjut

Program orientasi yang sistematis harus mempunyai tahap eveluasi dan pengenalan kembali setelah satu titik tertentu dari orientasi awal. Perwakilan Sumber Daya Manusia maupun manajer dapat mengevaluasi efektivitas orientasi dengan mengadakan wawancara tindak lanjut dengan para karyawan baru beberapa minggu atau beberapa bulan setelah orientasi. Sayangnya, kebanyakan pengusaha tampaknya melakukan evaluasi yang terbatas atau bahkan tidak ada evaluasi terhadap efektivitas orientasi ini, menurut satu penelitian terhadap para pengusaha.

Terlalu sering, usaha orientasi tertentu mengasumsikan bahwa sekali telah menjalani orientasi, maka karyawan akan mengenal segala sesuatu yang harus mereka ketahui mengenai organisasi selama-lamanya. Akan tetapi, orientasi harus dipandang sebagai suatu proses yang tidak berkesudahan dalam mengenalkan baik karyawan lama maupun karyawan baru kepada kondisi terbaru kepada kondisi terbaru organisasi. Sebagai asset organisasi, karyawan harus tahu kebijakan serta prosedur terbaru organisasi, dan hal ini bias jadi akan berubah dari waktu ke waktu.

H.    TEKNIK-TEKNIK ORIENTASI

Ada beberapa jenis teknik orientasi antara lain :

a.      Program orientasi dan sosialisasi

Program orientasi ini berawal dari perkenalan singkat secara informal sampai pada program-program formal dengan waktu yang lebih panjang. Dalam program formal, karyawan baru biasanya diberi buku pegangan atau bahan cetakan yang berisi jam kerja, peninjauan prestasi, cara pembayaan gaji, liburan dan penggunaan fasilitas serta pedoman dan peraturan perusahaan lainnya. Aktivitas ini biasanya dilakukan oleh supervisor si karyawan baru dan departemen personalia.

b.      Peninjauan pekerjaan secara realistis

Aktivitas ini bertujuan untuk menunjukkan cakupan pekerjaan yang sebenarnya kepada calon karyawan. Cara ini efektif untuk memperkecil kejutan realitas. Schein mengemukakan bahwa salah satu masalah terbesar yang dihadapi calon karyawan dan pimpinan dalam tahap awal kepegawaian adalah hal-hal yang mencakup perolehan informasi yang akurat dari kedua belah pihak.

c.       Pembinaan budaya organisasi

Budaya organisasi dapat diartikan sebagai sikap dan persepsi yang dimiliki karyawan pada umumnya dalam suatu perusahaan tempat mereka berkerja. Dengan kata lain para karyawan menangkap isyarat tentang perusahaan mereka misalnya sejauh mana mereka dinilai secara adil atau sejauh mana hubungan persahabatan yang diperlihatkan oleh pimpinan mereka. 

d.      Pereratan hubungan antar-karyawan

Cara lain untuk membantu proses sosialisasi karyawan baru adalah dengan mempererat hubungan antar mereka dan dengan teman kerja baru atau dengan para supervisor mereka, yang bertindak sebagai mentor. Sebagai contoh beberapa perusahaan mendukung adanya program- program formal. Seperti sistem sahabat dimana karyawan yang ditugasi sebagai mentor memberi training khusus dan bertindak sebagai pemandu bagi pendatang baru.

e.       Informasi prestasi kerja

Sistem penilaian perusahaan juga memainkan perananan penting dalam proses sosialisasi. Catatan prestasi kerja secara formal dan informal dari supervisor yang disampaikan pada waktu yang tepat kepada karyawan baru dapat mengurangi tekanan akibat ketidakpastian karena “ tidak mengetahui prestasi yang dicapai”. Selain itu catatan tersebut dapat membantu karyawan baru untuk memutuskan cara melaksanakan pekerjaan di masa mendatang. Sebagai contoh, penilaian sebelumnya dapat digunakan sebagai upaya “penalaran” untuk memperbaiki persepsi yang keliru. 

BAB III

PENUTUP

A.    KESIMPULAN

Orientasi adalah pengenalan yang terencana bagi karyawan baru kepada pekerjaan mereka, rekan kerja serta organisasi.

Program orientasi merupakan usaha mengirimkan pesan yang jelas dan menyediakan infirmasi yang akurat tentan budaya organisasi, pekerjaan, dan harapan

Tanggung Jawab Orientasi menuntut kerja sama antara individu dengan unit Sumber Daya Manusia.

Tujuan Orientasi  adalah  mengurangi stress dan kecemasan karyawan baru, mengurangi pergantian karyawan, menghemat waktu, membantu karyawan baru untuk mempelajari perilaku yang sesuai, dan mengembangkan ekspektasi yang realistik.

Manfaat Orientasi adalah pengurangan kecemasan karyawan baru dan menghemat biaya serta waktu.

Muatan Orientasi adalah masalah-masalah organisasional, perkenalan dengan staf pelaksanaan, tunjangan karyawan dan tugas-tugas jabatan.

Program Orientasi yang efektif pada umumnya memiliki beberapa elemen, di antaranya: prinsip, isi program orientasi, interaksi dua arah antara manajer dan karyawan baru, interaksi antara karyawan lama dan karyawan baru.

Komponen-komponen penting dari system orientasi yang efektif meliputi mempersiapkan karyawan baru, menyediakan mereka dengan informasi yang di perlukan, menyampaikan orientasi secara efektif, dan mengadakan efaluasi dan tindak lanjut dari orientasi awal.

Ada beberapa jenis teknik orientasi antara lain : program orientasi dan sosialisasi, peninjauan pekerjaan secara realistis, pembinaan budaya organisasi, pereratan hubungan antar-karyawan, dan informasi prestasi kerja.

B.     SARAN

Perusahaan dan organisasi lainnya menggunakan program orientasi sehingga dapat meningkatkan kinerja serta mengurangi kecemasan karyawan baru.

DAFTAR PUSTAKA

Sunyoto, Danang Drs., SH., SE., MM.-.Manajemen Sumber Daya.Yogyakarta: Caps.

Mathis, Robert L. dan Jackson, John H.2002.Human Resource Management, 9^th Edition.Jakarta:Salemba.

http://acthorandi.blogspot.com/2012/06/manajemen-sumber-daya-manusia.html

http://martinben89.blogspot.com/2010/07/program-orientasi-dan-penempatan.html